Die Frage klingt einfach, ist aber eine der wichtigsten IT-Entscheidungen für jedes Unternehmen: Kaufen wir eine Standardsoftware oder lassen wir etwas Eigenes bauen? Beide Optionen haben ihre Berechtigung — aber die falsche Wahl kann teuer werden.
Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist
Ihr Problem ist Standard. E-Mail-Marketing, Buchhaltung, Projektmanagement — für diese Bereiche gibt es exzellente Software. Wenn Ihr Prozess dem entspricht, was 90% aller Unternehmen machen, ist eine Standardlösung fast immer die bessere Wahl.
Sie brauchen sofort eine Lösung. Standardsoftware können Sie heute kaufen und morgen nutzen. Custom Software braucht Wochen.
Ihr Team hat keine besonderen Anforderungen. Wenn alle Features, die Sie brauchen, in der Standardlösung enthalten sind — warum etwas Eigenes bauen?
Wann Custom Software sinnvoller ist
Ihr Prozess ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Wenn Ihre Art, Angebote zu erstellen, Kunden zu betreuen oder Aufträge zu verwalten, Sie von der Konkurrenz unterscheidet — dann sollten Sie diesen Prozess nicht in ein Standardtool pressen.
Sie zahlen für Features, die Sie nicht nutzen. Salesforce hat Hunderte Funktionen. Wenn Sie drei davon brauchen und 200 Euro pro Nutzer pro Monat zahlen, stimmt das Verhältnis nicht.
Sie brauchen Integrationen, die es nicht gibt. Standardsoftware verbindet sich gut mit anderer Standardsoftware. Aber wenn Sie ein Branchentool, eine eigene Datenbank oder ein Legacy-System anbinden müssen, wird es schnell kompliziert und teuer.
Vendor Lock-in ist ein Risiko. Bei Standardsoftware gehören Ihre Daten dem Anbieter — zumindest de facto. Export ist oft möglich, aber selten vollständig. Bei Custom Software gehört Ihnen alles: Code, Daten, Infrastruktur.
Die Rechnung
Ein konkretes Beispiel: Ein CRM-Tool für 10 Nutzer kostet bei einem großen Anbieter ca. 200 Euro/Nutzer/Monat = 24.000 Euro/Jahr. Nach drei Jahren: 72.000 Euro — und Sie besitzen nichts.
Ein maßgeschneidertes CRM kostet in der Entwicklung 5.000–8.000 Euro, plus ca. 200 Euro/Monat für Hosting und Wartung. Nach drei Jahren: ca. 12.200 Euro — und Sie besitzen den Code.
Die Entscheidungshilfe
Fragen Sie sich: Würde ich meinen Prozess ändern, um ihn an die Software anzupassen? Wenn ja, ist das ein Warnsignal. Gute Software passt sich an Ihr Unternehmen an — nicht umgekehrt.
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