Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen der Mentis.ai KI- und IT-Dienstleistungen UG (haftungsbeschränkt), Berlin (nachfolgend „Mentis"), und ihren Kunden über die Erbringung von IT-Dienstleistungen, insbesondere individuelle Softwareentwicklung, Webentwicklung, Prozessautomatisierung, Systemintegration sowie Managed Services.

(2) Die AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts sowie öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

(3) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Mentis stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(1) Mentis erbringt sowohl Werkleistungen als auch Dienstleistungen im Bereich der Informationstechnologie.

(2) Werkleistungen umfassen insbesondere:

• Entwicklung individueller Softwarelösungen
• Erstellung und Erweiterung von Webseiten
• Entwicklung kundenspezifischer Automatisierungen
• technische Systemkonzeption und Implementierung

Werkleistungen sind auf die Herbeiführung eines bestimmten Erfolgs gerichtet und unterliegen der Abnahme gemäß § 4 dieser AGB.

(3) Dienstleistungen umfassen insbesondere:

• Beratung
• technische Unterstützung
• Systemmonitoring
• Wartungsleistungen
• Optimierung bestehender Systeme

Dienstleistungen schulden keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.

(4) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag oder Angebot.

(1) Angebote von Mentis sind freibleibend.

(2) Ein Vertrag kommt durch Annahme des Angebots in Textform oder durch Auftragsbestätigung zustande.

(3) Änderungs- oder Erweiterungswünsche des Kunden nach Vertragsschluss bedürfen einer gesonderten Vereinbarung (Change Request).

(4) Mentis ist berechtigt, für Änderungswünsche eine Anpassung von Vergütung und Zeitplan zu verlangen.

(1) Nach Fertigstellung stellt Mentis die Werkleistung zur Abnahme bereit.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, die Leistung innerhalb von 10 Werktagen zu prüfen.

(3) Die Abnahme gilt als erfolgt, wenn:

• keine wesentlichen Mängel innerhalb der Prüfungsfrist schriftlich gerügt werden, oder
• der Kunde die Leistung produktiv nutzt.

(4) Unerhebliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme.

(5) Mit Abnahme beginnt die Gewährleistungsfrist.

(1) Der Kunde stellt alle erforderlichen Informationen, Inhalte, Daten, Zugänge und technischen Voraussetzungen rechtzeitig bereit.

(2) Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung führen zu einer angemessenen Verlängerung vereinbarter Fristen.

(3) Der Kunde ist verantwortlich für:

• die rechtliche Zulässigkeit seiner Inhalte
• die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• die Sicherung seiner Systeme, sofern Hosting nicht durch Mentis erfolgt

(1) Die Vergütung für Werkleistungen ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Auf der Website genannte „ab"-Preise stellen unverbindliche Mindestpreise dar.

(2) Mentis bietet laufende Betreuungs- und Entwicklungsleistungen im Rahmen eines Retainer-Modells an. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Leistungsbeschreibung des gewählten Modells. Der Retainer umfasst ausschließlich die dort definierten Leistungen. Ein Anspruch auf unbegrenzte Entwicklungs- oder Änderungsleistungen besteht nicht. Leistungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, werden gesondert vergütet.

(3) Retainer-Verträge werden mit der im Angebot vereinbarten Laufzeit geschlossen und können, sofern nichts anderes vereinbart ist, mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.

(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist Mentis berechtigt, Leistungen bis zur Begleichung offener Forderungen auszusetzen.

(1) Alle im Rahmen der Vertragserfüllung erstellten Werke, insbesondere Software, Quellcode, Konzepte, Dokumentationen, Designs und technische Strukturen, unterliegen dem Urheberrecht. Das Urheberrecht verbleibt bei Mentis.

(2) Mit vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung erhält der Kunde an der individuell für ihn erstellten Software ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht zur eigenen betrieblichen Verwendung. Eine Weitergabe an Dritte oder Unterlizenzierung ist nur zulässig, soweit dies zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlich ist.

(3) Die Einräumung ausschließlicher Nutzungsrechte erfolgt nicht, sofern nicht ausdrücklich und schriftlich etwas anderes vereinbart wird.

(4) Nicht übertragen werden Rechte an:

• generischen Modulen
• Frameworks
• Bibliotheken
• Templates
• Methoden
• Konzepten
• technischen Architekturen
• wiederverwendbaren Codebestandteilen

Mentis ist berechtigt, diese Bestandteile uneingeschränkt weiterzuverwenden.

(5) Soweit die erbrachte Leistung Open-Source-Software oder Systeme Dritter enthält, unterliegen diese ausschließlich deren jeweiligen Lizenzbedingungen. Mentis übernimmt keine Gewähr für die dauerhafte Verfügbarkeit oder unveränderte Funktionsweise solcher Drittanbieter-Systeme.

(6) Mentis bleibt berechtigt, allgemeines Know-how, Methoden und technische Lösungsansätze, die im Rahmen der Leistungserbringung entwickelt oder eingesetzt wurden, auch für andere Projekte zu verwenden.

(1) Für Werkleistungen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte mit der Maßgabe der nachfolgenden Regelungen. Gewährleistung bezieht sich ausschließlich auf Mängel, die bereits zum Zeitpunkt der Abnahme vorlagen.

(2) Die Gewährleistungsfrist beträgt 12 Monate ab Abnahme der jeweiligen Werkleistung.

(3) Im Falle eines Mangels ist Mentis zunächst zur Nacherfüllung berechtigt. Die Nacherfüllung erfolgt nach Wahl von Mentis durch Mängelbeseitigung oder Neuherstellung.

(4) Schlägt die Nacherfüllung fehl oder ist sie unzumutbar, kann der Kunde nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften mindern oder vom Vertrag zurücktreten.

(5) Kein Mangel liegt insbesondere vor bei:

• Änderungen oder Eingriffen durch den Kunden oder Dritte
• unsachgemäßer Nutzung
• Änderungen externer Systeme oder APIs
• Hosting-Problemen außerhalb des Einflussbereichs von Mentis
• Kompatibilitätsproblemen mit nicht vereinbarter Infrastruktur
• wirtschaftlich nicht erwarteten Erfolgen

(6) Laufende Wartungs-, Support- oder Retainer-Leistungen stellen keine Gewährleistung im rechtlichen Sinne dar. Die Durchführung von Wartungs- oder Supportleistungen verlängert die Gewährleistungsfrist nicht.

(7) Mängel sind unverzüglich in Textform anzuzeigen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

(1) Mentis haftet unbeschränkt:

• bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
• bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
• nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes
• bei ausdrücklich übernommenen Garantien

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Mentis nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (sogenannte Kardinalpflichten). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) In Fällen einfacher Fahrlässigkeit ist die Haftung bei projektbezogenen Werkleistungen auf die jeweilige Projektvergütung begrenzt.

(4) Bei laufenden Dienstleistungs-, Wartungs- oder Managed-Service-Verträgen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit je Vertragsjahr auf die im jeweiligen Vertragsjahr gezahlte Vergütung begrenzt.

(5) Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für folgende Schäden ausgeschlossen:

• mittelbare Schäden
• entgangener Gewinn
• Produktionsausfall
• Betriebsunterbrechung
• Datenverlust
• Schäden aufgrund von Drittanbieter-Ausfällen
• Schäden infolge von API-Änderungen oder externen Systemänderungen

(6) Mentis haftet nicht für Schäden, die auf Ausfälle externer Hostinganbieter, Änderungen oder Einschränkungen von Drittanbietersystemen, Lizenzbeschränkungen externer Software oder Sicherheitslücken in fremden Systemen zurückzuführen sind, sofern diese nicht durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten von Mentis verursacht wurden.

(7) Ein Mitverschulden des Kunden, insbesondere bei Verletzung von Mitwirkungspflichten oder unzureichender Datensicherung, ist zu berücksichtigen.

(1) Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, erfolgt der Betrieb der entwickelten Systeme auf Infrastruktur des Kunden oder bei einem vom Kunden gewählten Drittanbieter. Der Kunde ist in diesen Fällen verantwortlich für:

• Auswahl und Betrieb der Hosting-Umgebung
• Systemsicherheit
• regelmäßige Datensicherung
• Verfügbarkeit der Infrastruktur

(2) Mentis übernimmt keine Gewähr oder Haftung für Ausfälle von Hosting-Anbietern, Serverprobleme, Netzwerkstörungen, Sicherheitslücken fremder Systeme oder Wartungsarbeiten Dritter, sofern diese nicht auf vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten von Mentis zurückzuführen sind.

(3) Die Leistung kann die Integration von Software oder Diensten Dritter, einschließlich Open-Source-Software, APIs oder cloudbasierter Systeme, umfassen. Mentis übernimmt keine Gewähr für dauerhafte Verfügbarkeit, unveränderte Funktionsweise, wirtschaftliche Eignung oder langfristige Lizenzbedingungen solcher Drittanbieter-Systeme. Änderungen, Einschränkungen oder Einstellung von Diensten durch Drittanbieter stellen keinen Mangel der Werkleistung dar.

(4) Soweit für die Nutzung externer Software oder Systeme eigene Lizenzen erforderlich sind, ist der Kunde für deren ordnungsgemäße Beschaffung und Einhaltung verantwortlich, sofern nichts anderes ausdrücklich vereinbart wurde.

(5) Werden aufgrund von Änderungen externer Systeme, APIs oder Lizenzbedingungen Anpassungen erforderlich, stellen diese Anpassungen gesondert zu vergütende Leistungen dar.

(1) Soweit vereinbart, erbringt Mentis laufende Wartungs-, Support- oder Monitoring-Leistungen im Rahmen eines Retainer- oder Servicevertrags.

(2) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich ausschließlich aus dem jeweiligen Angebot oder der Leistungsbeschreibung.

(3) Wartungsleistungen umfassen die Pflege und Fehlerbehebung bestehender Systeme. Nicht umfasst sind Neuentwicklungen, wesentliche Funktionserweiterungen oder strukturelle Änderungen; diese bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.

(4) Ein Retainer begründet keinen Anspruch auf unbegrenzte Entwicklungs- oder Änderungsleistungen.

(5) Reaktionszeiten oder Service-Level gelten nur bei ausdrücklicher schriftlicher Vereinbarung.

(6) Eine Garantie für bestimmte Verfügbarkeiten, wirtschaftliche Erfolge oder Leistungskennzahlen wird nicht übernommen.

(7) Auf der Website oder in sonstigen Darstellungen genannte Retainer-Preise („ab"-Preise) stellen unverbindliche Orientierungswerte dar. Die konkrete monatliche Vergütung ergibt sich ausschließlich aus dem individuell vereinbarten Angebot unter Berücksichtigung des tatsächlichen Leistungsumfangs. Ergibt sich im Verlauf der Zusammenarbeit ein dauerhaft erhöhter Leistungsbedarf, sind die Parteien berechtigt, eine Anpassung des Retainer-Modells zu vereinbaren.

(1) Werkverträge enden mit vollständiger Leistungserbringung und Abnahme.

(2) Laufende Service- oder Retainer-Verträge werden mit der im jeweiligen Angebot vereinbarten Laufzeit geschlossen.

(3) Sofern keine Mindestlaufzeit vereinbart ist, können Retainer-Verträge mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(1) Soweit Mentis im Rahmen der Vertragserfüllung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines gesondert abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

(2) Der Kunde bleibt in diesen Fällen Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne.

(3) Mentis verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung und nicht zu eigenen Zwecken.

(4) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sowie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Informationspflichten verantwortlich.

(1) Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten nicht öffentlich zugänglichen Informationen vertraulich zu behandeln.

(2) Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Vertrags verwendet werden.

(3) Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die:

• allgemein bekannt oder öffentlich zugänglich sind,
• der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, oder
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

(4) Die Vertraulichkeitspflicht besteht über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus fort.

(1) Ereignisse höherer Gewalt, die einer Partei die Leistungserbringung wesentlich erschweren oder unmöglich machen, entbinden die betroffene Partei für die Dauer und im Umfang der Beeinträchtigung von ihren Leistungspflichten.

(2) Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturereignisse, behördliche Maßnahmen, Arbeitskämpfe, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder sonstige unvorhersehbare und außerhalb des Einflussbereichs der Parteien liegende Ereignisse.

(3) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über das Vorliegen höherer Gewalt informieren.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Berlin, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags bedürfen mindestens der Textform, sofern nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.