Bevor Sie in Automatisierung investieren, wollen Sie wissen: Lohnt sich das? Die gute Nachricht: Das lässt sich einfach ausrechnen. Hier ist die Formel.
Schritt 1: Zeitaufwand messen
Identifizieren Sie den Prozess, den Sie automatisieren wollen. Messen Sie, wie viel Zeit pro Woche dafür aufgewendet wird — von allen beteiligten Mitarbeitern zusammen.
Beispiel: Angebotserstellung dauert 12 Stunden pro Woche (eine Sachbearbeiterin).
Schritt 2: Kosten berechnen
Rechnen Sie die Stunden in Euro um. Verwenden Sie nicht das Bruttogehalt, sondern die Gesamtkosten pro Stunde (Gehalt + Arbeitgeberanteile + Overheads). Als Faustregel: 25–35 Euro pro Stunde für kaufmännische Mitarbeiter.
Beispiel: 12h × 30 Euro = 360 Euro pro Woche = 1.560 Euro pro Monat.
Schritt 3: Erwartete Einsparung schätzen
Automatisierung eliminiert selten 100% des Aufwands. Ein realistischer Wert: 60–80% Reduktion. Rechnen Sie konservativ.
Beispiel: 75% Reduktion = 9h gespart = 1.170 Euro pro Monat.
Schritt 4: Investition gegenüberstellen
Was kostet die Automatisierungslösung? Einmalige Entwicklungskosten plus laufende Kosten (Hosting, Wartung).
Beispiel: 4.500 Euro Entwicklung + 50 Euro/Monat Hosting.
Schritt 5: Amortisation berechnen
Amortisationszeit = Einmalige Kosten / (Monatliche Ersparnis − Laufende Kosten)
Beispiel: 4.500 / (1.170 − 50) = 4.500 / 1.120 = ca. 4 Monate.
Nach 4 Monaten hat sich die Investition bezahlt. Danach sparen Sie jeden Monat über 1.000 Euro — ohne zusätzlichen Aufwand.
Die Faustregel
Wenn die Amortisationszeit unter 6 Monaten liegt, ist die Investition fast immer sinnvoll. Unter 12 Monaten ist sie in den meisten Fällen vertretbar. Über 12 Monaten sollten Sie genau prüfen, ob es einfachere Alternativen gibt.
Was die Rechnung nicht zeigt
Die reine Kostenrechnung unterschlägt einige Vorteile: weniger Fehler, schnellere Reaktionszeiten, bessere Datenqualität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit (niemand macht gerne stundenlang Copy-Paste). Diese Faktoren lassen sich schwer beziffern, sind aber real.
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